Digitaliserer arkivene

I løpet av oktober blir enorme mengder kart, tegninger og dokumenter sendt fra kommunene Berg, Lenvik, Torsken og Tranøy til Danmark. Der skal ca. 250 hyllemeter papir scannes og digitaliseres. Prosjektet er en del av arbeidet med å danne Senja kommune, og har en ramme på 4 millioner kroner.

Kommunene Berg, Lenvik, Torsken og Tranøy samarbeider for å møte fremtidens utfordringer og forventninger fra både brukere, innbyggere og ansatte, gjennom å fornye, forenkle og forbedre kommunens arbeidsprosesser og tjenester. Som en del av arbeidet, ble det søkt øremerkede tilskuddsmidler fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) for å sette i gang ett prosjekt med digitalisering av dagens papirarkiver. I august i fjor kom beskjeden om at departementet innvilget kr 4 millioner i støtte til prosjektet.

Siden september 2017 har det pågått ett prosjekt for å rydde, systematisere og kartlegge historiske papirarkiver i de fire kommunene. Totalt dreier det seg om ca. 250 hyllemeter papir! Etter en omfattende anbudskonkurranse ble Dansk Scanning AS valgt som samarbeidspartner i dette arbeidet, og firmaet vil ha totalansvar for oppdraget.

Rådmennene i de fire Senja-kommunene signerte nylig avtalen med selskapet, og allerede oktober blir arkivene hentet og fraktet til Danmark. Der vil de gjennomgå prosesser som gjør hvert enkelt dokument gjenfinnbart i ett digitalt system. Dette arbeidet vil ta om lag ett år, og leveransen skal være avsluttet senest september 2019. De gamle papirarkivene vil leveres til IKA Troms, der de vil bli oppbevart for fremtiden.

Vegard Bogstrand har vært prosjektleder og koordinert arbeidet lokalt. Han forteller at arkivene som skal digitaliseres er byggesaks-, delings-, seksjonerings-, oppmålings-, landbruk-, skogsvei og personalarkiv.

- Digitaliseringen vil bidra til effektiv informasjonsforvaltning og gevinster for saksbehandlere, ledere, politikere, næringsliv og innbyggere. Fremtidig digital kommunikasjon med innbyggerne, selvbetjeningsløsninger og digital saksbehandling er avhengig av at dette arbeidet gjøres nå, sier Bogstrand. Han påpeker også at det er ett sentralt poeng at ansatte på alle dagens fire kommunehus skal ha lik mulighet å saksbehandle, og dermed må ha lik tilgang på dokumenter.

Et heldigitalt arkiv vil redusere tidsbruken og øke kvaliteten på henvendelser og saksbehandling, øke sikkerheten, samt redusere kostnader. I dag kan en saksbehandler i verste fall bruke flere timer på å finne ett enkelt dokument, mens gjennom en digital løsning vil dette finnes på noen sekunder uavhengig av tid og sted, sier prosjektlederen.
– Dette vil også gi innbyggerne unike muligheter, da dokumenter vedrørende egen eiendom og lignende vil bli lett tilgjengelig gjennom nye innsynsløsninger. Hvordan dette blir i Senja kommune fra 2020 må sees i sammenheng med evt. nytt sak- og arkivsystem og valg av løsninger for selvbetjening for innbyggerne, sier prosjektleder Vegard Bogstrand.

Selv om arkivene nå sendes til Danmark, vil saksbehandlerne likevel ha tilgang på dokumentene, forholdsvis raskt.

- Bortsett fra når de er under transport til Danmark, skal Dansk Scanning AS levere digital versjon av etterspurte dokumenter innen 24 timer. Etter hvert som arbeidet deres skrider frem, vil flere og flere dokumenter bli tilgjengelig for oss digitalt, og dermed gi oss tidsbesparelser også før prosjektet er avsluttet neste høst, avslutter Bogstrand.

I arbeidet med å etablere nye Senja kommune er det nedsatt flere arbeidsgrupper som har som formål å finne best mulig plattform og løsninger innenfor alle driftsoppgaver, også innen digitale systemer og tjenester. Kommunesammenslåingen gir en unik mulighet til å legge bort gamle løsninger og bygge en ny og fremtidsrettet kommune. Digitalisering av arkivene vil øke tilgjengeligheten for ansatte, og gjøre saksbehandlingen enklere, mer ressursmessig og gi større trygghet for korrekt og lik behandling. Også i forhold til økt fremtidig digital kommunikasjon med innbyggerne, og fullautomatiserte selvbetjeningsløsninger, er dette arbeidet helt avgjørende.

Les mer om den digitale satsingen i Lenvik og nye Senja kommune