Kommunale arkiver utilgjengelige

Den kommende uken, frem til mandag 15. oktober, er tilnærmet alle kommunale papirarkiver under transport til Danmark. For innbyggere, næringsliv og andre som har kontakt med kommunen, må det påregnes litt ekstra ventetid før saksbehandler får digital tilgang til dokumentene, som frem til nå kun har eksistert i papirform.

Mandag 8. oktober forlot en lastebil fra firmaet "Dansk scanning" regionen, på tur sørover til Danmark. Lastebilen frakter med seg alle papirer fra byggesaks-, delings-, seksjonerings-, oppmålings-, landbruk-, skogsvei og personalarkiv, i kommunene Berg, Lenvik, Tranøy og Torsken. Totalt 353 esker med en totalvekt på ca 7,3 tonn. Dokumentene kommer aldri tilbake til rådhusene i de fire kommunene i sin opprinnelige form, men skal scannes og merkes på en slik måte at de er elektronisk gjenfinnbare. Det danske firmaet vil bruke ca ett år på arbeidet, og når det avsluttes, blir de gamle papirarkivene overlevert til IKA Troms, for fremtidig lagring.

Mens arkivene er under transport vil alle dokumentene være helt utilgjengelige, men fra mandag 15 okt. kan saksbehandlere rekvirere saker/dokumenter ved behov. Det danske firmaet leter frem de etterspurte dokumentene, og scanner og oversender de digitalt innen tre dager.

Det er viktig å presisere at dokumenter som allerede er journalført i elektronisk sak- og arkivsystem vil fortsatt finnes der. I de fleste tilfeller vil derfor pågående saker ikke rammes av den mulige forsinkelsen.

Bakgrunnen for at arkivene transporteres til Danmark er at de fire Senjakommunene sammen har etablert ett prosjekt som skal digitalisere historisk papirarkiv. Digitalisering av historisk arkiv vil øke tilgjengeligheten for ansatte og gjøre saksbehandlingen enklere, mer ressursmessig og gi større trygghet for korrekt og lik behandling.

Fremtidig digital kommunikasjon med innbyggerne, selvbetjeningsløsninger og digital saksbehandling er avhengig av dette arbeidet. Dette skal bidra til effektiv informasjonsforvaltning, som gir gevinster for saksbehandlere, ledere, politikere, næringsliv og innbyggere. Når historisk arkiv er digitalisert vil saksbehandlere, andre brukere og etterhvert også innbyggere, ha sted- og tidsuavhengig tilgang til den digitale utgaven av arkivene.

Les mer om digitaliseringsprosjektet