Personvernerklæring for Lenvik kommune

Denne erklæringen redegjør for hvordan personvernet ivaretas av Lenvik kommune som databehandler av personopplysninger. Sikker behandling av dataene vil til enhver tid dokumenteres etter gjeldende bestemmelser.

Personvern

Enhver som utfører tjeneste for et forvaltningsorgan (enheter, kontorer og andre som forbereder saker og fatter vedtak), plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han eller hun får vite om noens personlige forhold. Dette gjelder også andre opplysninger som skal hemmeligholdes av hensyn til den som opplysningen gjelder. I enkelte saker er taushetsplikten særlig streng.

Lovverk

Denne personvernerklæringen erstatter gammel erklæring, som var forankret i Lov om behandling av personopplysninger (personopplysingsloven) av 01.01.2001 med tilhørende forskrift.

Lenvik kommune forholder seg nå til de nye reglene som trådte i kraft 20. juli 2018. Disse er forankret i EUs forordning for personvern General Data Protection Regulation, også kjent som GDPR.

Les på Lovdata

Innsyn

Enhver som ber om det, skal få vite hvordan opplysningene om egen person blir behandlet. Du kan henvende deg til en hvilken som helst av våre enheter og be om å få vite hva slags opplysninger de har om deg, hva de skal brukes til, og hvor de er innhentet fra.

Dette gjelder så vel elektroniske som manuelle registre. Du skal få svar innen 30 dager.

Du skal kunne kreve at feilaktige eller mangelfulle opplysninger om deg blir rettet. I utgangspunktet skal vi av eget tiltak rette mangelfulle eller feilaktige opplysninger. Men det er ikke alltid lett for den som behandler store mengder opplysninger å bli klar over at noe mangler eller er feil. Vi anbefaler derfor at alle bruker innsynsretten aktivt, og gir beskjed til enheten det gjelder om det er feil.

Du kan kreve at unødvendige opplysninger om deg blir sperret eller slettet. Vi sletter eller sperrer opplysninger som ikke lenger er nødvendige for formålet med registreringen. Dette gjelder ikke dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel regnskapsloven og arkivloven.

Du skal kunne utøve dine rettigheter gratis. Når du ber om innsyn, retting og sletting er dette gratis.

Videreformidling

Vår regel er at vi ikke skal selge, bytte eller på annen måte videreformidle informasjon av noen art, om deg, til tredjepart uten at du har samtykket til dette.

Informasjonssikkerhet

Vi har etter personopplysningsloven ansvar for å sørge for at personopplysningene er tilstrekkelig sikret. Vi sikrer at kun de som har et tjenstlig formål får tilgang til opplysningene. Videre sikrer vi at opplysninger ikke kan endres eller slettes av andre enn de som er autorisert til å gjøre dette.

Vi sikrer at personopplysningene er tilgjengelige når det er nødvendig for å utføre våre arbeidsoppgaver, for å gi deg en best mulig tjeneste.

Vi revurderer våre rutiner periodisk slik at sikkerheten til enhver tid skal være så god som mulig. Dersom vi oppdager at en rutine ikke er fulgt, følges dette grundig opp.

Formålet med behandlingen av personopplysningene

Opplysninger du oppgir, eller vi innhenter om deg, gjør kommunen i stand til å utføre saksbehandlingen eller leveranse av tjenester du har krav på.

For å forsikre oss om at du er den du utgir deg for å være, benytter vi ID-porten som pålogging ved enkelte av våre løsninger.

Personopplysninger

Personopplysning er en opplysning eller vurdering som kan knyttes til deg som enkeltperson, slik som for eksempel navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, IP-adresse, bilnummer, bilder, fingeravtrykk og fødselsnummer (både fødselsdato og personnummer).

Sensitive personopplysninger

Sensitive personopplysninger er opplysninger om rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning, at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling, helseforhold, seksuelle forhold eller medlemskap i fagforeninger.

Behandlingsansvarlig

Rådmannen er behandlingsansvarlig for personopplysninger i Lenvik kommune. Det utførende ansvaret er i stor grad delegert. Prosedyrer for oppgaveløsingen ligger i kommunens kvalitetssystem. Alle ansatte i Lenvik kommune har taushetsplikt.

Databehandleravtaler

Databehandleravtaler mellom Lenvik kommune og leverandørene regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles. Avtalene skal ivareta personopplysningsloven og sikre at praksis for behandling av personopplysninger er i tråd med Datatilsynets anbefalinger.

Nettsted og digitale publikumstjenester

Denne delen redegjør for hvordan personvernet ivaretas av Lenvik kommune i forbindelse med innsamling av personopplysninger på kommunens nettsted og digitale publikumstjenester. Ved bruk av våre elektroniske løsninger ønsker vi at du skal føle deg trygg på at gjeldende lover og regler følges. Sikker behandling av dataene vil til enhver tid dokumenteres etter gjeldende bestemmelser.

Ansvar

Behandlingsansvarlig: Lenvik kommune

Databehandler: Lenvik kommune og systemleverandører

Lenvik kommune er ansvarlig for innhenting og bruk av personopplysninger som gjøres via nettstedet www.lenvik.kommune.no, og tilhørende digitale publikumstjenester.

Databehandleravtaler mellom Lenvik kommune og leverandørene regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles. Avtalene skal ivareta personopplysningsloven og sikre at praksis for behandling av personopplysninger er i tråd med Datatilsynets anbefalinger.

Innsamling av webstatistikk

Lenvik kommune bruker analyseverktøyet Google Analytics for å samle og vurdere informasjon om hvordan besøkende bruker nettstedet. Google Analytics bruker informasjonskapsler. Som behandlingsansvarlig for www.lenvik.kommune.no er det Lenvik kommune som bestemmer hvilke opplysninger Google kan innhente om bruken av nettstedet. Google Analytics mottar bare generell webstatistikk, som f. eks. nettlesertype, tidspunkt, språk og hvilken nettside brukeren kom fra.

I tråd med vanlig praksis på internett registreres brukerens IP-adresse av nettstedet www.lenvik.kommune.no. Lenvik kommune har imidlertid valgt å benytte en funksjon som fjerner de siste sifrene fra din IP-adresse før informasjonen lagres av Google Analytics. Dette gjør at analyseverktøyet kan anslå brukerens geografiske plassering, men adressen kan ikke benyttes for å identifisere den enkelte. Mottatte opplysninger er underlagt Google sine retningslinjer for personvern.

Informasjonskapsler (cookies)

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside, slik som www.lenvik.kommune.no. Lenvik kommune bruker ikke cookies til å generere statistikk (ut over webstatistikk-formål, se over). Vi kan dermed ikke spore din bruk av nettstedet tilbake til deg som enkeltperson.

Sikkert nettsted

Lenvik kommune benytter HTTPS (Hypertext Transfer Protocol Secure) for å sikre våre nettløsninger mot hacking. HTTPS gjør at kommunikasjonen skjer sikkert mellom nettleseren i din datamaskin/mobile enhet og serveren som driver nettstedet.

Del og Tips en venn-funksjonene

De fleste sider på lenvik.kommune.no har klikkbare ikoner for deling på Twitter, Facebook og Google+ m.m. hvor du kan dele siden på nevnte sosiale medier. Ved bruk av disse funksjonene vil Lenvik kommune kun lagre besøksstatistikk, ikke e-postadresser eller annet skjemainnhold.

Ansvar ved feil, mangler og tilgjengelighet

Vi anser informasjonen på lenvik.kommune.no som pålitelig, men kan likevel ikke garantere at informasjonen til enhver tid er korrekt, fullstendig eller tilgjengelig. Lenvik kommune tar gjerne imot innspill om feil, mangler og forslag til forbedringer til webmaster@lenvik.kommune.no

www.lenvik.kommune.no finnes det lenker til nettsider som er utarbeidet eller publisert av andre. Lenvik kommune påtar seg ikke noe ansvar for materialet som ligger utenfor våre nettsider og fraskriver oss ethvert ansvar for feil, mangler og manglende tilgjengelighet på disse sidene.

Elektroniske skjema

I forhold til en del tjenester på disse nettsidene vil du kunne bli bedt om å oppgi personopplysninger. Våre elektroniske skjema leveres av firmaet Sem & Stenersen Prokom AS. For å kunne benytte deg av disse skjemaene er du nødt til å samtykke til deres personvernerklæring. Alle data overføres kryptert mellom din datamaskin og Sem & Stenersen Prokom AS sine servere.

Når du fyller ut digitale skjema eller benytter deg av innloggede tjenester vil dine personopplysninger (for eksempel, navn eller telefonnummer) bli registrert av Lenvik kommune. Informasjonen som blir sendt inn vil bli behandlet som fortrolig, så sant du ikke har gitt samtykke til noe annet.

Opplysningene vil være tilgjengelig for saksbehandlende enhet i Lenvik kommune, og benyttes til sakens opprinnelige formål. Avsluttede saker vil være tilgjengelig i kommunens sentrale arkiv.

E-post til Lenvik kommune

All post til og fra kommunen er offentlig, om den ikke er taushetsbelagt. Posten blir sortert og det blir vurdert om den skal overføres til arkivsystemet. All post som blir ført i arkivsystemet kommer på postlisten. Det betyr at du kan finne ditt brev omtalt, sitert eller gjengitt i sin helhet i avisen eller på nyhetene.

Vi gjør deg oppmerksom på følgende:
Henvendelser du sender direkte via e-post, sendes ikke kryptert. Vi oppfordrer deg derfor om ikke å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Henvendelser

Dersom du fortsatt har spørsmål om behandling av personopplysninger kan du ta kontakt med Lenvik kommune på telefon 77 87 10 00, eller på e-post: postmottak@lenvik.kommune.no

Personvernombud

Lenvik kommune har etablert personvernombud som du kan kontakte hvis du har spørsmål om kommunens behandling av personopplysninger. Personvernombudet skal jobbe for at personvernet ivaretas på en god måte, både for ansatte og innbyggere.

Kontaktinformasjon

Digital Integritet AS
Personvernombudet
Erlend Johansen
Postboks 327
8001 BODØ

E-post ombudet@digitalintegritet.no

Aktuelle lenker

Datatilsynet

Nye personvernregler (GDPR)

Forvaltningsloven

Personopplysningsloven