Egne prosjekter

I tråd med vedtatt digital strategi har Lenvik kommune satt i gang flere prosjekter som tar sikte på å

 

Prosjekt «Innføring av elektronisk kvalitetssystem for internkontroll»

Rådmannen skal i henhold til kommunelovens § 23 andre ledd sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og er gjenstand for betryggende kontroll. Mange særlover og forskrifter har tilsvarende bestemmelser.

Lenvik kommune har et stort omfang av reglement og prosedyrer. Tilgjengelighet til disse og en effektiv avviksrapportering er av stor betydning i den interne kontrollen. Som en del av den interne kontrollen skal det også legges stor vekt på risikoanalyser, jfr kommunal og regionaldepartementet rapport «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane».

Lenvik kommune ønsker å anskaffe et elektronisk kvalitetssystem for internkontroll som ivaretar dokumentstyring, avvikssystem og risiko- og sårbarhetsanalyse. Kommunen ønsker også å anskaffe system for virksomhetsstyring, samt funksjonalitet for delegasjonsreglement og årshjul.

Det er i dag mye manuelt arbeid, mange dokumenter finnes i papirform i permer og man kan risikere at nye versjoner av dokumenter ikke blir distribuert. Avvik rapporteres på papirskjema i dag, og det er ikke et helhetlig system som sørger for oversikt over status på behandling av avvik.

Lenvik kommune vil øke medarbeidernes fokus på internkontroll, og legge til rette for en enda bedre kvalitet og større effektivitet i tjenesteproduksjonen.

Et kvalitetssystem er kommunens og virksomhetenes verktøy for å styre, dokumentere, rapportere, kontrollere og følge opp. - Dette er noe vi har gledet oss veldig til å få på plass sier tidligere prosjektleder Astrid Myrvang Hagen som leder arbeidet i 2016 og 2017 i Lenvik kommune. Alle ansatte vil i det nye systemet finne oppdaterte rutiner og prosedyrer på en enkel måte. Hun forteller videre at alle vil kunne melde inn avvik elektronisk, og kunne følge status for behandling av avviket. - I systemet er det også mulig å gjennomføre risiko- og sårbarhetsanalyser, sier Hagen.

Bakgrunnen for at kommunen tar i bruk systemet er blant annet å sikre at kommunen har den ønskede utviklingen og at lover og regler overholdes. Det vil også bidra til at kommunen kan levere god kvalitet og effektivitet i tjenestene, og at prosedyrer og rutiner er kjent og tilgjengelig for alle.

Compilo ble i 2016 valgt som leverandør av kvalitetssystem. Prosjektet ble avsluttet i 2017. Ansvar for drift og utvikling av løsningen er overført til linjeorganisasjonen.

 

Gevinster og prosjektets mål:

Prosjektet skal sikre betryggende kontroll i Lenvik kommune, og legge til rette for

  • at kommunen har den ønskede utvikling
  • at lover og regler overholdes
  • at det er kvalitet og effektivitet i tjenestene
  • at omdømme og legitimitet ikke svekkes.
  • Økning i registrerte og løste avvik i forhold til før prosjektstart, deretter reduksjon i antall avvik
  • Økning i gjennomførte og dokumenterte risikovurderinger
  • Økt medarbeidertilfredshet på medarbeiderundersøkelsen («Organisering av arbeidet», «Mobbing, diskriminering og varsling» og «Stolthet over egen arbeidsplass»)
  • Styrket omdømme i brukerundersøkelsene (innbyggerne) som følge av økt kvalitet på tjenestene. 

Tildeling:

Prosjektet ble gjennomført med interne ressurser og uten tilskudd.

Organisering

Lenvik kommune ansatte prosjektleder i 100 % stilling og frikjøpte prosjektmedarbeider i 50 %. Prosjektleder har ansvaret for all koordinering i prosjektet, internt og eksternt

Rolle

 

Navn

 

Tittel

Prosjekteier (PE)

Margrethe Hagerupsen

Rådmannen i Lenvik kommune

Prosjektansvarlig (PA)

Margrethe Hagerupsen

Rådmannen i Lenvik kommune

Prosjektleder (PL)

Astrid Myrvang Hagen

Prosjektleder

Styringsgruppe (SG)

Strategisk ledelse

Lenvik kommune

Prosjektgruppe (PG)

Konsulent IKT

Rådgiver skole

Rådgiver Plan og tekniske tjenester

Fagleder økonomi

Rådgiver Helse og omsorg

Personalrådgiver

 

Hallgeir Torgersen

Marita Eidissen 

Asle Bogen

Frode Sander Haug

Helen Marie Henriksen

Vegard Bogstrand

 

Tillitsvalgt

Hovedtillitsvalgt Fagforbundet

Otto Jakobsen

  

Prosjekt Lærebrett

Lenvik kommune delte i 2017 ut omkring 1 300 lærebrett til alle elever ved alle 8 barneskoler. Dette en av Norges største satsinger på digital skolehverdag. Kommunen er sannsynligvis den første i landet som lanserer lærebrett for alle elever på alle skoler på barnetrinnet, uten å ha gjennomført prøveordninger på spesielle klassetrinn eller ved utvalgte skoler. Barn og unge har ulike forutsetninger for læring og ved satsningen gir skolen et teknisk verktøy som gir flere og større mulighet for tilpasset læring. Lærebrett skal skape merverdi i læringssituasjonen ved å gi bedre læringsutbytte.

(mer tekst kommer)

 

Gevinster

Prosjektets mål

Virksomhetsmål

Effektmål

Resultatmål

 

Tildeling

Organisering

Les mer om Lærebrett i Lenvik-skolen

Prosjekt Digital post fra kommunen

Våren 2017 tok Lenvik i bruk løsningen SvarUT, som er ett effektivt og enkelt verktøy for å sende utgående post, digitalt eller som brevpost, til innbyggere og organisasjoner. Det innebærer at avsenderen slipper å bruke tid til pakking og sending av brev og kommunen unngår eller reduserer sine kostnader til porto betydelig. Mottaker mottar umiddelbart og sikkert dokumentet i sin sikker digitale postkasse (SDP) eller i Altinn. Åpnes ikke brevet her innen fem dager går forsendelsen som tidligere per post.  Antall brev sendt digitalt i kommunen har økt med X %, noe som har spart kommunens ansatte for mange arbeidstimer til pakking og kroner til porto.

Listen over andre gjennomførte og pågående prosjekter er lang, men noe som kan nevnes er Bærbar fagløsning for kommunale pleie- og omsorgstjenester, Elektronisk bestilling av billetter til kino og kulturarrangementer, mobilt barnevern, elektroniske reiseregninger, digitale arbeidsavtaler mm. I tillegg er det startet ett omfattende arbeid med å se på hele den grunnleggende IKT-strukturen i nye Senja kommune, noe som ikke er enkelt når ca 200 (?) IKT systemer skal evalueres, videreføres, avvikles eller anskaffes og snakke sammen. Alle tjenesteområdene har også egne delprosjekter for å arbeide med sine arbeidsprosesser og nye fagsystemer inn i Senja kommune.

(Mer info kommer)

Sitat fra søknaden

Gevinster

Prosjektets mål

Virksomhetsmål

Effektmål

Resultatmål

 

Tildeling

Organisering

 

Prosjekt sykesignalanlegg

(Mer info kommer)

Sitat fra søknaden

Gevinster

Prosjektets mål

Virksomhetsmål

Effektmål

Resultatmål

 

Tildeling

Organisering